Грамотно распределяем рабочие задачи на удалёнке

В связи с введением режима самоизоляции многие компании вынужденно отказываются от привычного офисного формата и переводят сотрудников на удаленку. Нередки случаи, когда продуктивность и эффективность работы удаленных сотрудников резко снижается. Смена места деятельности вызывает сильный психологический дискомфорт, тем более если она происходит не в плановом, а в форс-мажорном режиме. Даже самые ответственные сотрудники, привыкшие ходить в офис, поневоле начинают нарушать режим по причине множества отвлекающих факторов, неправильной организации рабочего места и непродуманного распределения рабочих задач. В этой статье мы наиболее подробно рассмотрим последнюю проблему и предложим ее обоснованное решение.

Продуктивный рабочий день на удаленке

Прежде всего поделимся простой психологической установкой: «Вы находитесь дома, но важно выполнять рабочие задачи, начальство ждет результат». начало и окончание рабочего дня, делать перерыв на обед в привычное время. Важно засыпать и просыпаться примерно в одинаковое время. В течение дня можно отвлекаться на физическую разминку, делать гимнастику для глаз.

Рекомендуется сидеть перед компьютером и заполнять отчет не в удобной пижаме, а в деловой одежде – это отлично дисциплинирует. Домашние дела (приборка, готова, поход по магазинам) лучше запланировать на нерабочее время.

Перед работой включите на смартфоне беззвучный режим (если не планируется созвон с начальством или с коллегами), отключите уведомления от социальных сетей и прочих мобильных приложений, не имеющих непосредственного отношения к работе.

  • Просыпайтесь за 1-2 часа до работы. На удаленке трудно не поддаться соблазну поспать подольше. Большинство удаленных сотрудников садится за компьютер сразу после пробуждения. Мы рекомендуем встать пораньше, неспешно позавтракать, принять бодрящий контрастный душ, а уже затем приступать к работе.
  • Придерживайтесь расписания. Четко придерживайтесь заранее составленного расписания рабочего дня. Работайте буквально по часам, как в офисе – начинайте и заканчивайте в одинаковое время, выделяйте время на обед и перерывы. Доходчиво объясните домашним, что теперь дома вы тоже работаете, поэтому днем у вас нет времени на посторонние дела.
  • Устраивайте перерывы. Сидеть за компьютером целый день вредно для здоровья. Особенно сильная нагрузка идет на зрение – давайте глазам отдохнуть, устраивая небольшие перерывы и хотя бы пару раз в день выполняя пятиминутную гимнастику для глаз.

Организация рабочего процесса

  1. Составляйте списки рабочих задач. Если каждое утро начальство не ставит перед подчиненными конкретные задачи – займитесь этим самостоятельно накануне вечером или утром перед началом рабочего дня. Краткосрочное и долгосрочное планирование, а также составление списка задач позволяет сконцентрироваться на работе, не забыть важные наблюдения, а также наблюдать за приближением к намеченной цели. В конце рабочего дня полезно провести самооценку деятельности, проанализировав, какой процент поставленных задач был выполнен, на что ушел рабочий день – это позволяет самостоятельно оценивать свою эффективность.
  2. Упрощайте. Некоторые рабочие задачи носят масштабный характер, например, написание годового отчета. При такой формулировке становится непонятно, с чего начать. Будет целесообразно разбивать большие задачи на список мелких пунктов, позволяющих отслеживать прогресс по выполнению – это будет ваш план действий. Давно доказано, что делать много мелких задач проще, чем подступиться к выполнению одной большой миссии.
  3. Используйте правило двух минут. Если какую-то задачу можно выполнить в течение двух минут, то приступайте к ее выполнению немедленно! Исправить мелкие недочеты, просмотреть электронную почту, дать обратную связь коллегам – это не занимает много времени и поэтому не требует внесения в план.
intrastar